Міністерство культури та інформаційної політики України

Харківська обласна державна адміністрація

 

Департамент культури і туризму

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Департаменту

культури і туризму

Харківської обласної державної

адміністрації

__________Людмила ТЕРЕЩЕНКО

“___” _______________ 2020 р.

   

 

 

 

Номенклатура справ

_________ № _______  

на 2020 рік

 

Індекс справи Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи

(тому, частини)

і номери статей за переліком1

Примітка

 

1 2 3 4 5
01.    Заступник директора Департаменту –

начальник Управління культури

 

01-01

 

Закони, постанови, рішення            Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Доручення Кабінету Міністрів України;

інструктивні листи Міністерства культури та інформаційної політики України (копії)

Доки не мине потреба

 

01-02 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації  з основної діяльності (копії) Доки не мине потреба
1.      Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884

 

 

01-03 Доручення, розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації та документи по їх виконанню (копії) Доки не мине потреба

 

01-04 План заходів щодо запобігання проявам корупції 1рік

ст. 161

01-05 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

01-06 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1 У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
01-07 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

01.08 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

01-09 Листування з Харківською обласною радою з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

01-10 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

01-11 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

01-12 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань основної діяльності 5 років, ЕПК

ст. 23

01-13 Листування із підвідомчими закладами  з питань основної діяльності

 

 

 

5 років, ЕПК

ст. 23

01-14 Листування з огранами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 23

01-15 Номенклатура справ  документів заступника директора Департаменту – начальника Управління культури (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 р.1

ст. 112в

1Після заміни новою та за умови пе-редавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту
02. Відділ музейної справи та культури управління культури
02-01 Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба
02-02 Постанови, рішення, доручення Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба
02-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба
02-04 Доручення Офісу Президента України (копії) Доки не мине потреба
02-05 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
02-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
02-07 Доручення Міністерства культури та інформаційної політики з питань діяльності відділу Доки не мине потреба
02-08 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
02-09 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії)

 

 

Доки не мине потреба
02-10 Рішення Харківської обласної ради (копії)

 

Доки не мине потреба
02-11 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації  з основної діяльності (копії) Доки не мине потреба
02-12 Положення про відділ  музейної справи та культури управління культури  (копії) Постійно ст. 39
02-13 Посадові інструкції працівників відділу музейної справи та культури управління культури  (копії) 5 років ст. 43
02-14 Плани роботи відділу музейної справи та культури управління культури річні, квартальні, місячні, тижневі 1 рік

ст. 161

02-15 Протоколи засідань робочої групи про присудження Премії ім. О.С. Масельського та документи (заявки, склад оргкомітету та інші) до них Постійно

ст.14а

02-16 Протоколи засідань робочої групи про присудження іменних стипендій та Гранд-премій в галузі культури і мистецтв та документи (заявки, склад оргкомітету та інші) до них Постійно

ст.14а

02-17 Протоколи засідань Творчої ради Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації з відбору кандидатів на здобуття щорічних стипендій учням шкіл естетичного виховання «Надія Слобожанщини» (заявки, копії розпоряджень) Постійно

ст.14а

02-18 Документи з атестації педагогічних працівників закладів освіти сфери культури (протоколи, накази, листи)

 

 

5 років

ст. 636

02-19 Плани роботи підвідомчих закла-дів культури (копії)

 

Доки не мине потреба
02-20 Річна статистична звітність щодо діяльності бібліотечних, клубних закладів та закладів освіти Постійно

ст.302б

 

02-21 Річний звіт  «Звіт про діяльність музейних закладів» (форма                  8-НК) Постійно ст.296б
02-22 Річний звіт  «Звіт про вміст дорогоцінних металів і камінь в музейних предметах»

(форма 4-Ф)

Постійно ст.296б
02-23 Документи (моніторинги, довідки, інформація) з музейної справи 5 років ЕПК

ст.298

02-24 Документи (моніторинги, довід-ки, інформація) щодо співробітництва в галузі культури в межах діяльності відділу 5 років ЕПК ст.298
02-25 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

02-26 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

02-27 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

02-28 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

02-29 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

02-30 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу

 

 

 

5 років ЕПК

ст. 22

02-31 Листування із структурними підрозділами Харківської облас-ної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

02-32 Звернення громадян та відповіді на них
5 років 1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
02-33 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

02-34 Листування із підвідомчими закладами  з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

02-35 Листування з Харківською міською радою з питань діяльності відділу 5 років ЕПК ст.22
02-36 Листування з Харківськими обласними організаціями Національних спілок України, громадськими організаціями з питань культури, мистецтва навчальних закладів з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

02-37 Журнал реєстрації вхідної документації відділу 3 роки

ст.122

02-38 Номенклатура справ відділу (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 роки1

ст.112в

1 Після за-міни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту

 

 

 

 

 

 

 

 

03. Відділ релігій управління культури
03-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України (копії)   доки не мине потреба
03-02 Укази, розпорядження і доручення Президента України (копії)   доки не мине потреба
03-03 Постанови, розпорядження і доручення Кабінету Міністрів України (копії)   доки не мине потреба
03-04 Розпорядження голови обласної державної адміністрації з основної діяльності (копії)   доки не мине потреба
03-05 Розпорядження голови обласної державної адміністрації  з особового складу (копії)   доки не мине потреба
03-06 Доручення голови та заступників голови обласної державної адміністрації (копії)   постійно

ст. 6-а

03-08 Положення про відділ релігій управління культури (копії)   постійно

ст.30

 
03-09 Статистичні звіти відділу щодо релігійних організацій (річні)   постійно

ст.302-б

 
03-10 Документи (положення, протоколи, інформації, плани, звіти) щодо діяльності ради церков і релігійних організацій Харківської області   Постійно

Ст.14а

 

03-11 Погодження посвідок на тимчасове проживання іноземних громадян   5 р.

ст.913

03-12 Реєстраційні справи релігійних громад (копії)

 

  доки не мине потреба
03-13 Депутатські запити та документи по їх виконанню   5 років ЕПК

ст.8

03-14 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу   5 років ЕПК

ст. 22

03-15 Запити на публічну інформацію та відповіді на них

 

  5 років ЕПК

ст. 22

03-16 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу   5 років ЕПК

ст. 22

03-17 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу   5 років ЕПК

ст. 23

03-18 Листування із структурними підрозділами Харківської облас-ної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу   5 років ЕПК

ст. 23

03-19 Звернення громадян та відповіді на них  
5 років 1

ст.82б
03-20 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу   5 років ЕПК

ст. 23

03-21 Листування з Харківською міською радою з питань діяльності відділу   5 років ЕПК ст.22
03-22 Листування з органами державної влади відносно діяльності релігійних громад   5 р. ЕПК

ст.22

03-23 Листування з релігійними організаціями   5 р. ЕПК

ст.23

03-24 Реєстраційні справи юридичних осіб – релігійних громад   доки не мине потреба
03-25 Номенклатура справ відділу (витяг зі зведеної номенклатури справ)   5р.*

ст.112

*Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04. Заступник директора Департаменту –

начальник управління туризму

04-01 Закони, постанови, рішення            Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Доручення Кабінету Міністрів України;

інструктивні листи Міністерства культури та інформаційної політики України (копії)

Доки не мине потреба

 

04-02 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації  з основної діяльності (копії) Доки не мине потреба
04-03 Доручення, розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації та документи по їх виконанню (копії) Доки не мине потреба
04-04 План заходів щодо запобігання проявам корупції

 

1рік

ст. 161

04-05 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

04-06 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1 У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
04-07 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

04-08 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

04-09 Листування з Харківською обласною радою з питань основної діяльності

 

5 років ЕПК

ст. 22

04-10 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

04-11 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 22

04-12 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань основної діяльності 5 років, ЕПК

ст. 23

04-13 Листування із підвідомчими закладами  з питань основної діяльності 5 років, ЕПК

ст. 23

04-14 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань основної діяльності 5 років ЕПК

ст. 23

04-15 Номенклатура справ  документів заступника директора Департаменту – начальника Управління туризму (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 р.1

ст. 112в

1Після заміни новою та за умови пе-редавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту
05. Відділ розвитку туризму та охорони нерухомої культурної спадщини управління туризму
05-01

 

Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба
05-02 Постанови Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба

 

05-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба

 

 

05-04 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
05-05 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
05-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
05-07 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
05-08 Положення про відділ розвитку туризму та охорони нерухомої культурної спадщини управління туризму (копії) Постійно

ст.39

05-09 Посадові інструкції працівників відділу розвитку туризму та охорони нерухомої культурної спадщини управління туризму (копії) 5р.

ст.43

Після заміни новими
05-10 Плани роботи відділу розвитку туризму та охорони нерухомої культурної спадщини управління туризму на рік, квартал, місяць, тиждень 1 рік

ст. 161

05-11 Програми та календарні плани проведення польових пошукових робіт пошуковими організаціями 5 років

ст.160

05-12 Річний звіт «Звіт про діяльність демонстратора фільмів» (форма                 N К-2-рвк(1), N К-2-рвк(2)) Постійно ст.296б
05-13 Річний звіт «Пам’ятки культурної спадщини»

(форма 1-ПКС)

Постійно ст.296б
05-14 Дозволи та відкриті листи на проведення археологічних розкопок, розвідок (копії)

 

Доки не мине потреба
05-15 Документи (моніторинги, довідки, інформація) з охорони культурної спадщини

 

5 років ЕПК

ст.298

05-16 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

05-17 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

05-18 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
05-19 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

05-20 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

05-21 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

05-22 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

05-23 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

05-24 Листування із підвідомчими закладами  з питань діяльності відділу 5 років  ЕПК

ст. 23

05-25 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

05-26 Листування з Державним агентством України з питань кіно  щодо діяльності у сфері кіно

 

 

5 років ЕПК

ст. 22

05-27 Журнал реєстрації дозволів та відкритих листів на проведення археологічних розкопок, розвідок Постійно

 

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 26.06.2013            № 6)

 

 

05-28 Журнал реєстрації програм та календарних планів проведення польових пошукових робіт пошукових організацій 3 роки

ст.122

05-29 Журнал реєстрації актів візуального обстеження 3 роки

ст.122

05-30 Журнал реєстрації актів огляду пам’яток

 

 

 

3 роки

ст.122

05-31 Журнал реєстрації вхідної та вихідної документації регіональної комісії з реабілітації в Харківській області 3 роки

ст.122

05-32 Журнал реєстрації заяв про визнання реабілітованим (потерпілим від репресій) 3 роки

ст.122

05-33 Книга реєстрації свідоцтв про внесення суб’єкта кінематографії до Державного реєстру виробників, розповсюджувачів і демонстраторів фільмів 3 р.

ст. 122

05-34 Книга реєстрації вхідної документації щодо розгляду документів із землеустрою щодо погодження проєктів відведення земельних ділянок на території м. Харків

 

 

 

 

3 р.

ст. 122

05-35 Книга реєстрації вихідної документації щодо розгляду документів із землеустрою щодо погодження проєктів відведення земельних ділянок на території м. Харків 3 р.

ст. 122

05-36 Книга реєстрації документації пов’язаної з погодженням містобудівних обґрунтувань та детальних планів територій 3 р.

ст. 122

05-37 Книга реєстрації вхідної документації дозвільного характеру у сфері господарської діяльності 3 р.

ст. 122

05-38 Книга реєстрації вихідної документації дозвільного характеру у сфері господарської діяльності 3 р.

ст. 122

05-39 Книга реєстрації вхідної документації щодо розгляду документів із землеустрою щодо погодження проєктів відведення земельних ділянок на території Харківської області 3 р.

ст. 122

05-40 Книга реєстрації вихідної документації щодо розгляду документів із землеустрою щодо погодження проєктів відведення земельних ділянок на території Харківської області

 

 

 

 

 

 

3 р.

ст. 122

05-41 Номенклатура справ відділу (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 р.1

ст. 112в

1Після заміни новою та за умови пе-редавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту
06. Документи з питань організаційної роботи та контролю
06-01 Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба
06-02 Постанови Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба
06-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба
06-04 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
06-05 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
06-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
06-07 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
06-08 Накази директора Департаменту культури і туризму  Харківської обласної державної адміністрації  з основної діяльності Постійно

ст. 16 а

 

06-09 Протоколи апаратних нарад у директора Департаменту культури  і туризму Харківської обласної державної адміністрації  та документи до них 5 р.

ЕПК

ст. 13

06-10 Протоколи засідань колегії Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації та документи до них Постійно

ст. 14

 

06-11 Положення про Департамент культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації Постійно

ст. 30

 

06-12 Положення про відділи, сектори,   Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
06-13 Річні плани роботи Департаменту культури  і туризму Харківської обласної державної адміністрації Постійно1

ст.157

1За наявності відповідних звітів-5 років
06-14 Квартальні плани роботи Департаменту культури  і туризму Харківської обласної державної адміністрації Доки не мине потреба

ст.162

06-15 Тижневі плани роботи Департаменту культури  і туризму Харківської обласної державної адміністрації Доки не мине потреба

ст.162

06-16 План заходів щодо запобігання проявам корупції 1рік

ст. 154

06-17 Квартальні звіти про стан виконання актів та доручень Президента України Постійно

ст. 6а

06-18 Нормативні документи щодо виконання контрольних документів, до термінів Доки не мине потреба
06-19 Довідки про стан виконання контрольних документів в Департаменті культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 3 років

ст. 123

06-20 Документи (плани, довідки, листування тощо) з питань забезпечення доступу до публічної інформації 5 років

ст.85

 
06-21 Нормативні документи з питань звернень громадян (копії)
Доки не мине потреба
06-22

ДСК

Документи з грифом «Для службового користування» ЕК
06-23 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

06-24 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
06-25 Запити та копії відповідей на публічну інформацію 5 років

ст.85

06-26 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 22

06-27 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

06-28 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

06-29 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

06-30 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

06-31 Листування із підвідомчими закладами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

 
06-32 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

06-33 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції з  Міністерства культури та інформаційної політики України 3 роки

ст.122

06-34 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції 3 роки

ст.122

06-35 Журнал реєстрації вихідної кореспонденції 3 роки

ст.122

06-36 Журнал реєстрації вхідних телефонограм 3 роки

ст.122

06-37 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції з районних державних адміністрацій

 

3 роки

ст.122

06-38 Книга реєстрації наказів директора Департаменту з основної діяльності Постійно

ст.121а

06-39 Журнал обліку міжміських, мобільних переговорів та факсів 1 рік

ст.1145

06-40 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції з Харківської обласної державної адміністрації 3 роки

ст.122

06-41 Журнал реєстрації заяв, скарг і пропозицій громадян
5 років

ст. 125
06-42 Журнали обліку особистого прийому громадян керівництвом Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 3 років

ст. 124

06-43 Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію 5 років

ст.125

 
06-44 Номенклатура справ Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 5 років1

ст.112а

1Після заміни новою та за умови складання зведених описів справ Департамен-ту
06-45 Номенклатура справ документів з питань організаційної роботи та контролю (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 р.1

ст. 112в

1Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту
07. Документи з питань туризму
07-01 Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба
07-02 Постанови Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба
07-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба

 

 

07-04 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
07-05 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
07-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
07-07 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
07-08 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років, ЕПК

ст.8

07-09 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років післяостан-нього звернення
07-10 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

07-11 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

07-12 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

07-13 Листування з Державним агентством розвитку туризму  України з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

07-14 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу

 

 

 

 

 

5 років ЕПК

ст. 22

07-15 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

07-16 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

07-17 Листування із підвідомчими закладами з питань діяльності відділу 5 рокі, ЕПК

ст. 23

07-18 Номенклатура справ документів з питань туризму (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 р.1

ст. 112в

1Після заміни новою та за умови передава-ння справ до архівного підрозділу Департамен-ту
08. Відділ фінансово-економічної роботи та управління персоналом управління туризму
08-01 Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба
08-02 Постанови Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба
08-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба
08-04 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба
08-05 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
08-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба

 

 

08-07 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба
08-08 Накази директора Департаменту культури і туризму з основної діяльності (копії) Доки не мине потреба
08-09 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації  про надання  щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням 5 років

ст. 16б

 

08-10 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністра-ції про короткострокові відряд-ження працівників Департаменту 5 років

ст. 16б

 

08-11 Положення про Департамент культури і туризму Харківської обласної державної адмініст-рації, структура Департаменту, штатний розпис (копії) Доки не мине потреба
08-12 Річні звіти про виконання кошторису видатків з бюджету Постійно

ст. 311б

08-13 Квартальні звіти про виконання кошторису видатків з бюджету 3 роки1

ст.311 в

1За відсутності річних-постійно
08-14 Місячні  звіти про виконання кошторису видатків з бюджету 3 роки1

ст.311 г

1За відсут-ності річних та кварталь-них –пост.
08-15 Річні та квартальні звіти до:

– Фонду соціального страхування від нещасних випадків на вироб-ництві та профзахворювань;

– Фонду загальнообов’язкового державного соціального страху-вання України на випадок безробіття;

– Пенсійного фонду України;

– Державної податкової адміністрації;

-Головного управління статистики

Постійно

ст. 322б

08-16 Річні кошториси видатків з державного та місцевого бюджетів, ліміти фінансування (лімітні довідки) по видах діяльності Постійно

ст. 178,193а

08-17 Картки особових рахунків працівників управління 75 років

ст. 317а

08-18 Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності управління 5 років

ст. 341

08-19 Листки непрацездатності

 

3 роки

ст. 716

08-20 Документи (протоколи, інвентарні описи, акти) про інвентаризацію основних коштів та товарно-матеріальних цінностей 3 роки1

ст. 345

1За умови завершен-

ня ревізії, проведеної органами фінансового контролю. У разі виник-нення супе-речок, спо-рів, пору-шення кри-мінальних справ, відк-риття суда-ми провад-ження у

справах – зберіга-ються до винесення остаточного  рішення.

2.Документи, які містять інформацію про фінан-сові опера-ції, що підлягають фінансово-му моніторингу – 5 років

 

 

 

 

 

 

08-21 Меморіальні ордери з усіма додатками до них ( касові, банківські документи, повідомлення, виписки казначейства, табель обліку робочого часу, акти виконаних робіт по господарських договорах, акти списання майна, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти, дорожні листи та інші) 3 роки1

ст.336

1Дивись

примітку

до справи з             індексом

06-20

08-22 Головна книга 3 роки1

ст. 351

1Дивись

примітку

до справи з    індексом

06-20

 

08-23 Договори, угоди (господарські, трудові) 3 роки

ст. 330

1Дивись

примітку

до справи з    індексом

06-20 та

після закін-

чення

строку дії             договору

08-24 Телефонні розшифровки міжміських та міжнародних розмов:ВАТ «Укртелеком»;ТОВ «Велтон. Телеком» 3 роки

ст.1146

08-25 Довідки, видані пенсіонерам та працівникам управління про заробітну плату 3 роки

ст.517

08-26 Акти знищення зіпсованих бланків

 

 

3 роки

ст. 119

08-27 Документи (моніторинги, довідки. Інформація) з питань охорони праці та пожежної безпеки 5 років ЕПК

ст.298

08-28 Документи (моніторинги, довідки, інформація) щодо матеріально-технічного забезпечення закладів культури області

 

5 років

ст.303

08-29 Інформація з підготовки закладів культури області  до роботи в осінньо-зимовий період 3 роки

ст.1054

08-30 Депутатські запити та документи по їх виконанню 5 років ЕПК

ст.8

08-31 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
08-32 Запити на публічну інформацію та відповіді на них

 

5 років

ст.85

08-33 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років

ЕПК

ст. 22

08-34 Листування з Харківською обласною радою  з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

08-35 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

08-36 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

08-37 Листування  із структурними підрозділами Харківської обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

08-38 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 23

08-39 Листування із підвідомчими закладами з питань діяльності відділу

 

5 років ЕПК

ст. 22

08-40 Листування з питань діяльності Департаменту з Департаментом фінансів; Головним управлінням державного казначейства України; Фондом соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України; Фондом загальнообов’язкового державного страхування України на випадок безробіття; Пенсійним фондом України; Державною податковою інспекцією; підприємствами та організаціями 5 років ЕПК

ст. 22

08-41 Журнал  реєстрації подорожніх листів службового автомобіля 3 роки1

ст.1109

1Дивись

примітку

до справи з             індексом

06-20

08-42 Журнал реєстрації довіреностей 3 роки1

ст.352г

1Дивись

примітку

до справи з             індексом

06-20

08-43 Журнал реєстрації перевірок, проведених в Департаменті культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації контролюючими та правоохоронними  органами 5 років

ст. 86

08-44 Номенклатура справ відділу (витяг зі зведеної номенклатури справ) 3 роки1

ст.112в

1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту

 

9. Документи з кадрових питань
09-01 Закони України (копії)

 

Доки не мине потреба

 

 
09-02 Постанови Верховної Ради України (копії) Доки не мине потреба  
09-03 Укази, розпорядження Президента України (копії) Доки не мине потреба  
09-04 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба  
09-05 Розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба  
09-06 Доручення Кабінету Міністрів України (копії) Доки не мине потреба  
09-07 Доручення голови та заступників голови Харківської обласної державної адміністрації (копії) Доки не мине потреба  
09-08 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації з особового складу (у тому числі про надання відпусток по догляду за дитиною та відпусток без збереження заробітної плати) 75років

ст. 16б

 

 
09-09 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації  про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням (копії) Доки не мине потреба

 

 
09-10 Накази директора Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації про короткострокові відрядження (копії) Доки не мине потреба

 

 
09-11 Положення про Департамент культури і туризму Харківської обласної державної адмініст-рації, структура Управління, штатний розпис (копії)

 

 

  Доки не мине потреба  
09-12 Положення  про відділи, сектори, Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації   Постійно

ст.39

 
09-13 Посадові інструкції працівників  Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації   5 років1

ст.43

1Після заміни новими
09-14 Протоколи засідань комісії по оцінюванню результатів службової діяльності та документи до них   5 років

ст.636

09-15 Протоколи засідань дисциплінарної комісії державних службовців та документи до них   5 років

ст.636

09-16 Протоколи засідань  конкурсної комісії та документи до них   75 років ЕПК ст.505
09-17 Документи (плани, звіти) з питань запобігання проявам корупції Постійно

ст.75а

09-18 Статистичні річні звіти (9-ДС «Про кількісний склад Державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів», 6-ПВ, КН. «Звіт про кількісний склад працівників, їхній якісний склад та професійне навчання») Постійно

ст. 296б

09-19 Річні звіти з кадрових питань

 

  Постійно

ст. 296б

 
09-20 Нормативні документи з питань державної служби (копії) Доки не мине потреба  
09-21 Нормативні документи по відпусткам (копії) Доки не мине потреба  
09-22 Нормативні документи з кадрових питань (копії)   Доки не мине потреба

 

 

 
09-23 Списки кадрового резерву   Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 5років

ст. 525е

 
09-24 Контракти з керівниками підвідомчих установ  Департаменту культури і туризму установ 75 років ЕПК ст.492  
09-25 Статути підвідомчих Департаменту культури і туризму установ (копії) Доки не мине потреба
09-26 Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи 3 роки

ст. 517

09-27 Документи (нагородні листи, біографічні довідки) про подання для відзначення державними нагородами працівників закладів культури та мистецтв 75 років ЕПК ст.654
09-28 Документи (біографічні довідки, інформація про трудові досягнення) про подання до нагородження обласними відзнаками працівників закладів культури та мистецтв   75 років ЕПК ст.654
09-29 Особові справи державних службовців 75 років1

ст. 493в

1Після звільнення
09-30 Правила внутрішнього трудового розпорядку  Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 1рік

ст. 397

Після

заміни новими

09-31 Депутатські запити та документи по їх виконанню

 

5 років ЕПК

ст.8

09-32 Звернення громадян та відповіді на них
5 років1

ст.82б
1У разі неоднора-зового звернення – 5 років після останнього звернення
09-33 Запити на публічну інформацію та відповіді на них 5 років

ст.85

 

 

 

 
09-34 Листування з органами державної влади і місцевого самоврядування Харківської області з питань діяльності відділу   5 років

ЕПК

ст. 22

 
09-35 Листування з Харківською обласною державною адміністрацією з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 22

 
09-36 Листування з Харківською обласною радою з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

 
09-37 Листування з Міністерством культури та інформаційної політики України з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

 
09-38 Листування з Головдержслужбою у Харківській області про зміни облікових даних державних службовців  Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 5 років

ЕПК

ст. 22

 
09-39 Листування з іншими центральними органами виконавчої влади з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

 
09-40 Листування  із структурними підрозділами Харківської  обласної державної адміністрації та іншими обласними організаціями з питань діяльності відділу 5 років, ЕПК

ст. 23

 
09-41 Листування з органами місцевого самоврядування, окремими юридичними і фізичними особами з питань діяльності відділу 5 років ЕПК

ст. 22

09-42 Листування із підвідомчими закладами з питань діяльності відділу

 

 

 

5 років, ЕПК

ст. 23

 
09-43 Книга обліку руху особових справ державних службовців  Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації

 

  75 років

ст. 528

 
09-44 Журнал реєстрації видачі посвідчень  Департаменту культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації 3 роки

ст. 1035

 
09-45 Журнал обліку та видачі печаток і штампів   3 роки

ст.1034

 
09-46 Книга обліку руху трудових книжок   50 років

ст.530

 
09-47 Книга реєстрації наказів з особового складу   75 років ст.121б  
09-48 Книга реєстрації наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням   5 років

ст.121б

 
09-49 Книга реєстрації наказів про короткострокові відрядження працівників Департаменту   5 років

ст.121б

 
09-50 Номенклатура справ документів з кадрових питань (витяг зі зведеної номенклатури справ)   3 роки1

ст.112в

1Після заміни новою та за умови пе-редавання справ до архівного підрозділу Департамен-ту

 

 

Начальник відділу охорони нерухомої

культурної спадщини та музейної

справи

Олександр КОСТІН                                                                     17 липня 2020 року

 

         СХВАЛЕНО                                     ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК                              Протокол засідання ЕПК                         Управління культури і туризму        Державного архіву Харківської області

від 17 липня 2020 р. № 1                            від _______________2020 р. № __

секретар ЕПК____Тетяна РІДНА

 

Підсумковий  запис
про категорії  та кількість справ, заведених у Департаменті культури і туризму Харківської обласної державної адміністрації
у 2020 році

 

 

За строками зберігання

Всього

утому числі
таких, що переходять з позначкою «ЕПК»
Постійного  

 

Тривалого

(понад 10 років)

Тимчасово

(до10 років включно)

Разом  

 

 

Начальник відділу охорони нерухомої

культурної спадщини та музейної

справи                                                                          Олександр КОСТІН

 

 

Підсумкові відомості передано

в архівний підрозділ

Управління

 

Відповідальний за архів